1. Responsable y alcance
- Titular y operador de Pipebook
- Tu App desde cero Pro SAS (TACPRO SAS)
- NIT
- 901314273
- Dirección
- Cra. 8H # 166-51, Bogotá D.C., Colombia.
- Teléfono
- +57 310 814 2760
- Correo de contacto y protección de datos
- [email protected]
- Atención de consultas y reclamos
- TACPRO SAS, a través del correo y teléfono indicados.
Esta política explica el tratamiento de datos personales relacionado con el sitio www.pipebook.com.co, la plataforma Pipebook, sus módulos de gestión comercial, integraciones, funciones de inteligencia artificial y canales de soporte. Se aplica a visitantes, prospectos, clientes, usuarios y personas cuyos datos se gestionan a través del servicio, según el rol descrito a continuación.
El tratamiento se rige por la Ley 1581 de 2012, su reglamentación aplicable compilada en el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas colombianas que correspondan, bajo principios de finalidad, libertad, transparencia, calidad, acceso restringido, seguridad y confidencialidad.
2. Cuándo somos responsables o encargados
Como responsable: TACPRO SAS decide sobre el tratamiento de datos para gestionar sus relaciones con visitantes, prospectos, clientes, proveedores y usuarios de cuenta, atender solicitudes, administrar el servicio y cumplir sus obligaciones.
Como encargado: cuando una empresa carga o sincroniza información de sus contactos, empleados, oportunidades y actividades comerciales, Pipebook la procesa por cuenta de esa empresa y conforme a sus instrucciones documentadas. El cliente determina las finalidades y debe contar con las autorizaciones o habilitaciones legales necesarias.
Si tu información pertenece a una base de datos de un cliente de Pipebook, puedes dirigirte a esa empresa. También puedes escribirnos; coordinaremos la atención con el responsable sin desconocer nuestras obligaciones legales. Esta política no reemplaza el acuerdo de tratamiento de datos que corresponda celebrar con cada cliente.
3. Qué datos se tratan y de dónde provienen
- Identificación y contacto: nombre, correo, teléfono, cargo, empresa y datos entregados en formularios, demostraciones y soporte.
- Cuenta y administración: identificadores de usuario, roles, permisos, organización, preferencias y registros de autenticación.
- Información comercial: contactos, empresas, oportunidades, valores, productos, tareas, actividades, documentos, metas e indicadores que los usuarios incorporan o sincronizan.
- Canales conectados: identificadores de usuario y organización, mensajes, comandos, actividades y contenido enviado al asistente en Microsoft Teams u otros canales habilitados, según sus permisos y configuración.
- Información técnica: dirección IP, navegador, registros de acceso, errores, uso del servicio y cookies o tecnologías similares.
- Relación contractual: datos de contratación, facturación y pagos necesarios para administrar la relación comercial.
La información procede del titular, de los administradores y usuarios del cliente, de los sistemas conectados por este y de la interacción con el sitio o el servicio. El alcance efectivo depende de los módulos contratados y los permisos otorgados.
4. Finalidades y autorización
- Responder consultas, solicitudes de demostración y requerimientos de soporte.
- Crear y administrar cuentas, autenticar usuarios y aplicar permisos.
- Prestar el servicio contratado, organizar procesos comerciales, sincronizar sistemas y producir indicadores, alertas y recomendaciones.
- Ejecutar funciones de asistencia e inteligencia artificial habilitadas por el cliente.
- Gestionar contratos, facturación, pagos y comunicaciones operativas.
- Investigar errores, prevenir accesos indebidos y mantener la seguridad y continuidad del servicio.
- Evaluar el funcionamiento y mejorar el producto, usando información anonimizada cuando sea suficiente; el uso de datos personales debe respetar las autorizaciones e instrucciones aplicables.
- Enviar comunicaciones comerciales y medir campañas cuando exista la autorización o habilitación legal correspondiente. Puedes solicitar el cese de mensajes promocionales.
- Atender obligaciones legales, requerimientos de autoridades y el ejercicio o defensa de derechos.
Cuando la ley lo exija, se solicitará autorización previa, expresa e informada y se conservará prueba consultable. La publicación de esta política, la navegación o la aceptación de términos no sustituyen por sí solas esa autorización. Una nueva finalidad que la requiera será informada y autorizada antes de aplicarse.
5. Inteligencia artificial e integraciones
Las funciones de recomendaciones y asistencia pueden enviar a proveedores de IA, como OpenAI, el contexto comercial, las instrucciones y el contenido necesario para producir la respuesta. Según la función, ese contexto puede contener datos personales de usuarios, contactos o actividades. El cliente debe limitar la información a lo necesario y verificar que está autorizado para este tratamiento.
Los resultados pueden ser incompletos o incorrectos y requieren revisión humana. Los análisis de actividad y desempeño comercial se ponen a disposición de los usuarios autorizados de la organización; no deben utilizarse como fundamento exclusivo de decisiones que afecten derechos de las personas.
Conectar un CRM o Microsoft Teams habilita el intercambio de información necesario para la integración, dentro de los permisos concedidos. El administrador debe gestionar esos permisos y puede revocar la conexión; hacerlo no elimina automáticamente los datos ya incorporados ni los registros conservados por el proveedor externo.
El uso de los datos por proveedores externos depende también de sus acuerdos y configuración. Antes de habilitar una función deben quedar definidos los destinatarios, la conservación y las condiciones aplicables a las entradas y salidas de IA. Un uso adicional de datos de clientes para entrenar modelos requiere una habilitación específica; la aceptación de esta política no la concede.
6. Destinatarios y tratamiento internacional
La información puede ser accesible para los usuarios y administradores autorizados de la organización cliente, personal de TACPRO SAS que la requiera para sus funciones y proveedores necesarios para prestar el servicio, sujetos a obligaciones de confidencialidad y protección de datos.
El proveedor de infraestructura de Pipebook es Amazon Web Services (AWS), utilizado para alojamiento, almacenamiento y operación de la plataforma. Las funciones de IA e integraciones habilitadas pueden comunicarse con OpenAI, Microsoft Teams y los CRM que conecte el cliente. Estos servicios se describen separadamente de AWS porque reciben información al utilizar esas funciones. Meta y LinkedIn reciben datos de navegación únicamente si autorizas la herramienta publicitaria de cada uno en las páginas comerciales que la incorporan. Puedes solicitar información sobre los destinatarios efectivos a través del canal de contacto.
El alojamiento y procesamiento pueden implicar operaciones fuera de Colombia. Las ubicaciones efectivas dependen de las regiones de infraestructura y de los servicios conectados; puedes solicitar información al canal de contacto. No se garantiza alojamiento exclusivo en Colombia. Las transmisiones por cuenta de un responsable deben sujetarse a los acuerdos y requisitos aplicables; las transferencias a otros responsables deben cumplir las condiciones legales de protección del país destinatario, una excepción legal u otro mecanismo permitido. No se presume que cualquier proveedor extranjero cumple esos requisitos.
También podremos entregar información a autoridades competentes cuando corresponda legalmente. Una reorganización empresarial que implique tratamiento de datos deberá respetar las finalidades y garantías aplicables e informarse cuando corresponda.
8. Seguridad y conservación
Las medidas de protección deben ser proporcionales al tratamiento e incluir gestión de acceso, confidencialidad, mantenimiento y respuesta a incidentes. Ningún sistema permite garantizar ausencia absoluta de riesgos. Ante un incidente se aplicarán las actuaciones y comunicaciones exigidas por la ley y los acuerdos vigentes.
Aplicamos los siguientes plazos de conservación, salvo que una instrucción válida del cliente, una obligación legal o una orden competente exija otro tratamiento. Los plazos de días son calendario y no amplían los términos legales para responder solicitudes de titulares.
- Cuenta y datos comerciales del cliente: durante la relación de servicio. Tras su terminación efectiva, el cliente dispone de 30 días para solicitar devolución o exportación. Los datos se eliminan o anonimizan de los sistemas activos dentro de los 60 días siguientes a la terminación, salvo conservación justificada.
- Respaldos: las copias residuales que contengan datos eliminados se retiran por rotación en un máximo de 90 días desde la eliminación en sistemas activos. Se mantienen restringidas a recuperación y seguridad; si se restaura un respaldo, debe reaplicarse la eliminación.
- Mensajes del asistente y entradas o salidas de IA almacenados por Pipebook: hasta 180 días desde su generación. Las actividades, notas o resultados que el cliente incorpore a su registro comercial siguen el plazo de los datos comerciales. Este plazo no determina la retención independiente de servicios externos.
- Registros técnicos y de seguridad: hasta 180 días desde el evento, salvo los vinculados a una investigación o incidente que requiera conservarse por más tiempo.
- Consultas de prospectos y comunicaciones comerciales: hasta 12 meses desde la última interacción, salvo autorización renovada o relación contractual posterior. El retiro de comunicaciones se atiende sin esperar ese plazo; puede conservarse el identificador mínimo necesario para respetarlo.
- Soporte: hasta 24 meses desde el cierre del caso, salvo que deba conservarse para atender una reclamación u obligación legal.
- Libros y comprobantes comerciales y contables de TACPRO SAS: 10 años desde el último asiento, documento o comprobante, conforme a la normativa aplicable. Este plazo no extiende la conservación de toda la base comercial del cliente.
Las autorizaciones y pruebas necesarias para acreditar el tratamiento se conservan durante su vigencia y el plazo legal de exigibilidad correspondiente. Si existe un litigio, obligación pendiente o deber legal de conservación, se retiene únicamente la información necesaria, con acceso restringido y durante el tiempo justificado. Finalizada la causa, procede su eliminación o anonimización.
La devolución y eliminación de datos administrados por cuenta del cliente se coordina con su responsable y el acuerdo de tratamiento. La desinstalación del asistente o revocación de una integración no equivale a cancelar la cuenta ni borra automáticamente lo sincronizado. Las solicitudes procedentes de supresión pueden dar lugar a eliminación antes de estos plazos.
9. Derechos y solicitudes
Puedes conocer, acceder gratuitamente, actualizar y rectificar tus datos; solicitar prueba de la autorización e información sobre su uso; y pedir la supresión o revocar la autorización cuando proceda. La eliminación o revocatoria puede estar limitada por un deber legal o contractual de conservación. También puedes presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar la consulta o reclamo correspondiente.
Escribe a [email protected] indicando tu nombre, un medio de respuesta, la solicitud y, para reclamos, los hechos y documentos pertinentes. Si actúas por otra persona, acredita la representación. Solicitaremos únicamente la información necesaria para verificar tu identidad y atender el caso.
- Consultas: respuesta en hasta 10 días hábiles desde la recepción, prorrogables por hasta 5 días hábiles con explicación y fecha de respuesta.
- Reclamos: respuesta en hasta 15 días hábiles desde el día siguiente al recibo, prorrogables motivadamente por hasta 8 días hábiles.
- Si falta información, se pedirá completarla en los 5 días siguientes. Después de 2 meses sin subsanar se entenderá desistido el reclamo.
- El reclamo recibido sin competencia se trasladará en hasta 2 días hábiles, informando al solicitante. Una vez completo, se anotará “reclamo en trámite” en hasta 2 días hábiles, hasta su decisión.
10. Datos sensibles y menores
Pipebook está dirigido a la actividad empresarial y no está diseñado para recopilar datos sensibles ni información de menores de edad. Evita incluir datos de salud, biométricos, vida sexual, creencias u otros datos sensibles en campos, mensajes o documentos del servicio.
Si excepcionalmente se requiere ese tratamiento, deberá evaluarse previamente su procedencia legal y sus garantías. La entrega de datos sensibles es facultativa y, cuando corresponda, exige autorización explícita. El tratamiento de datos de menores requiere el cumplimiento de su régimen especial, el respeto de sus derechos prevalentes y los requisitos aplicables de representación y participación.
11. Vigencia y cambios
Esta versión entra en vigencia desde su publicación en esta dirección. Los cambios se comunicarán a través de esta página y, cuando su importancia lo exija, mediante los canales de contacto disponibles. Si una modificación requiere una nueva autorización, esta se solicitará antes de aplicar el tratamiento correspondiente.
Consulta también nuestros Términos y condiciones.
12. Microsoft Teams y bots personalizados de Pipebook
12.1. Identidad, finalidad y modalidades
Pipebook puede operar en Microsoft Teams mediante un bot con la marca Pipebook, Juli o la identidad personalizada de una empresa cliente. La personalización del nombre o los iconos no modifica al operador tecnológico: TACPRO SAS presta Pipebook y trata los datos del servicio conforme a los roles y finalidades de esta política.
El bot facilita la ejecución comercial: entrega misiones, tareas y recordatorios configurados; responde consultas sobre prioridades, riesgo de oportunidades y preparación de reuniones de seguimiento; y permite crear o gestionar tareas habilitadas. La disponibilidad depende del módulo, la configuración y los permisos del cliente.
12.2. Alcance de instalación y conversaciones recibidas
El alcance depende del paquete aprobado por cada organización. Una versión puede admitir solo chat individual; otra puede admitir también instalación en equipos u otros espacios expresamente habilitados. Antes de instalar, el cliente debe revisar las modalidades de conversación, los permisos y el soporte de archivos declarados en el manifiesto del paquete que recibe. No se presume que todos los paquetes tengan el mismo alcance.
El servicio procesa los mensajes, acciones en tarjetas y eventos que Microsoft entrega al bot en los espacios donde está instalado. Esto incluye mensajes dirigidos al bot en el chat individual y las interacciones que Teams le haga llegar en equipos, normalmente mediante menciones. La instalación no implica por sí sola acceso a todas las conversaciones de la organización o a su historial completo. Un permiso adicional de lectura, si se propusiera, debe evaluarse y autorizarse separadamente.
Seguridad del entorno Microsoft 365 de la empresa contratante
La instalación del bot en Teams no le concede, por sí misma, acceso general ni control administrativo sobre el entorno Microsoft 365 de la empresa. El alcance del servicio es atender las interacciones que Microsoft entrega al bot y operar la información comercial autorizada en Pipebook. No requiere, como parte de este alcance, permisos de administrador global ni acceso general a los buzones, archivos o conversaciones de la organización.
El uso del bot no exige que los usuarios le entreguen sus contraseñas de Microsoft 365 ni que desactiven la autenticación multifactor o las políticas de seguridad de la empresa. La habilitación de la aplicación corresponde a los administradores mediante los procedimientos de aprobación de su organización.
La empresa conserva la administración de su entorno: decide la aprobación y asignación de la app, sus espacios de instalación y los permisos adicionales que pudiera conceder. Cualquier ampliación de acceso a recursos de Microsoft 365 debe ser explícita y evaluarse por separado; no se deriva de estos términos ni del nombre personalizado del bot.
El servicio sí implica tratamiento de información fuera de Teams: los mensajes dirigidos al bot, los datos técnicos necesarios y las operaciones comerciales autorizadas se procesan en Pipebook, alojado en AWS, conforme a la política de privacidad. Esta delimitación de acceso no significa ausencia absoluta de riesgos ni constituye una certificación de seguridad del entorno. La evaluación de instalación debe confirmar que los permisos efectivos de Microsoft Entra y la configuración de producción corresponden al alcance informado.
Qué puede hacer y a qué información accede el bot
- Recibir interacciones dirigidas al bot: mensajes del chat individual, acciones enviadas en tarjetas e interacciones que Teams le entregue en los equipos o espacios autorizados donde esté instalado.
- Identificar al usuario y la organización: tratar los identificadores y datos básicos que Microsoft entregue para asociar la interacción con la cuenta correspondiente en Pipebook.
- Consultar información comercial autorizada en Pipebook: oportunidades, etapas, responsables, tareas, fechas, comentarios e indicadores, según el módulo y la visibilidad del usuario.
- Operar el seguimiento comercial: responder consultas, enviar misiones y avisos configurados y crear, comentar, completar, bloquear o reprogramar tareas cuando la función y los permisos lo permitan.
- Registrar la interacción: conservar mensajes, respuestas, acciones y datos técnicos para prestar el servicio, mantener trazabilidad y atender incidencias, conforme a los plazos de esta política y los acuerdos aplicables.
A qué no tiene acceso el bot dentro de este alcance
El servicio descrito no incluye acceso general al entorno Microsoft 365. En particular, el bot:
- No accede a conversaciones privadas entre otras personas ni consulta el historial general de chats de la organización. Los mensajes que un usuario copie o reenvíe al bot sí pasan a formar parte de la información que recibe.
- No lee indiscriminadamente todos los mensajes de equipos y canales. Se limita a las interacciones que Microsoft le entrega dentro del contexto autorizado. La lectura de todos los mensajes mediante permisos RSC no forma parte del alcance ordinario aquí descrito.
- No consulta buzones de Outlook, correos ni calendarios por el hecho de instalar la app en Teams.
- No navega ni descarga de forma general archivos de OneDrive, SharePoint o del dispositivo del usuario. La recepción de enlaces o metadatos en un mensaje no equivale a un permiso de acceso a esas bibliotecas.
- No escucha el micrófono, activa la cámara ni graba o transcribe reuniones como función del bot descrito en estos documentos.
- No administra Microsoft 365: no crea usuarios, cambia contraseñas, asigna licencias ni modifica políticas de seguridad de la organización como parte de este servicio.
- No obtiene acceso automático a otros CRM, aplicaciones o datos de otras empresas. Las integraciones comerciales requieren configuración y autorización separadas, y las consultas se someten a los controles de la organización en Pipebook.
Una ampliación no se presume autorizada. Cualquier función que requiera recursos o permisos adicionales debe informarse, evaluarse y habilitarse de forma específica antes de utilizarse. El administrador debe comprobar el manifiesto instalado y los permisos efectivos de Microsoft Entra; esta descripción no certifica la configuración real de cada organización.
Visibilidad de las respuestas: si el bot responde en un canal, sus participantes pueden ver el contenido. Para información confidencial debe utilizarse el chat individual o un espacio cuya audiencia haya sido autorizada por la organización.
12.3. Datos de identidad, contenido y registros
Según el evento recibido, pueden tratarse identificadores de usuario de Teams y Microsoft Entra, nombre visible y correo o nombre principal de usuario cuando se suministren; identificadores de organización, conversación, equipo y canal; referencias técnicas para responder; fechas, identificadores de actividad, mensajes escritos al bot, valores enviados en tarjetas, respuestas y errores.
Las consultas pueden incorporar información comercial ya disponible en Pipebook: oportunidades, responsables, etapas, valores, fechas, tareas, comentarios, bloqueos e indicadores. Los registros operativos pueden contener texto de entrada y salida, datos de una acción y la actividad recibida, para tramitación, trazabilidad, diagnóstico y atención de incidencias. No deben enviarse contraseñas, secretos ni datos sensibles por este canal.
El alcance ordinario descrito no incluye una función de lectura de bibliotecas de SharePoint o OneDrive ni de buzones o calendarios. Las tarjetas del bot no equivalen a acceso a documentos del usuario. Si una actividad contiene referencias o metadatos de adjuntos, estos pueden formar parte del evento recibido sin que ello implique una función de descarga de archivos.
12.4. Asociación de usuarios y visibilidad
La identidad de Teams se asocia a una cuenta de la organización en Pipebook. Las consultas y acciones comerciales requieren esa asociación y los controles del módulo correspondiente. El administrador del cliente define usuarios, permisos y destinatarios. La instalación por sí sola no concede una cuenta comercial ni privilegios de administrador en Pipebook.
Los usuarios autorizados de la empresa y el personal de soporte habilitado pueden acceder a los datos o registros que necesiten conforme a sus funciones. En un canal, una respuesta del bot puede ser visible para sus participantes: los permisos de la consulta no convierten el canal en privado. La información confidencial y los resúmenes de desempeño deben tratarse en el chat individual o en espacios cuya audiencia haya sido evaluada por la organización.
12.5. Flujo de datos, infraestructura e inteligencia artificial
Microsoft transporta la interacción entre Teams y el servicio del bot; Pipebook procesa la solicitud en su infraestructura de AWS, consulta los datos de la organización y devuelve la respuesta mediante los servicios de Microsoft. Las referencias de conversación permiten enviar avisos proactivos a destinatarios configurados sin esperar un nuevo mensaje del usuario.
Las consultas básicas del bot pueden resolverse con reglas y datos de Pipebook. No se presume que cada mensaje se envíe a un modelo de IA. Si una función de IA está habilitada, el contexto necesario puede procesarse mediante el proveedor de esa función, de acuerdo con la sección 5 y el acuerdo de tratamiento. Los datos enviados al CRM conectado dependen de la integración habilitada y de la operación autorizada.
Las herramientas publicitarias de Meta y LinkedIn del sitio comercial no se incorporan al procesamiento de mensajes del bot en Teams. Sus permisos de cookies no autorizan la lectura de conversaciones ni sustituyen las autorizaciones del servicio empresarial.
12.6. Conservación, desconexión y derechos
Los mensajes y registros de interacción almacenados por Pipebook se someten a los plazos de la sección 8; las tareas y comentarios incorporados al registro comercial siguen el plazo de ese registro. Borrar un mensaje en Teams no garantiza la supresión simultánea de una copia de trazabilidad en Pipebook. Microsoft conserva la información de su servicio según sus políticas y las reglas de la organización.
El cliente puede retirar o bloquear la app desde sus controles de Teams y solicitar la desactivación de la conexión y los envíos en Pipebook. Debe coordinar ambas medidas para detener el servicio. Desinstalar no cancela automáticamente la cuenta ni elimina los datos existentes. La exportación, supresión o atención de derechos se tramita por el canal publicado en esta política, coordinando con la empresa responsable cuando corresponda.
Consulta también la sección de Microsoft Teams en nuestros términos.