Términos y condiciones de uso

1. Operador, alcance y aceptación

Titular y operador de Pipebook

Tu App desde cero Pro SAS (TACPRO SAS)

NIT

901314273

Dirección

Cra. 8H # 166-51, Bogotá D.C., Colombia.

Teléfono

+57 310 814 2760

Correo de contacto y protección de datos

[email protected]

Atención de consultas y reclamos

TACPRO SAS, a través del correo y teléfono indicados.

Estos términos regulan el acceso al sitio y la contratación y uso de Pipebook, un servicio de software para gestión y ejecución comercial empresarial. El “cliente” es la persona o empresa que contrata; los “usuarios” son las personas que esta autoriza a utilizarlo.

La contratación debe incluir una aceptación verificable de estos términos por una persona con capacidad y facultades para obligar al cliente. El uso por cada usuario debe respetar las condiciones de su organización y estos términos. La simple visita al sitio no constituye la contratación de una suscripción ni autoriza cobros.

La oferta, orden de servicio o contrato particular aceptado define el plan y las condiciones comerciales. En caso de conflicto, el acuerdo particular prevalece en lo expresamente pactado; los acuerdos de tratamiento de datos prevalecen en su materia, sin afectar normas imperativas ni derechos de los titulares.

2. Servicio y alcance contratado

Según el plan y configuración, Pipebook puede incluir gestión de contactos y oportunidades, tareas, analítica, planeación, recomendaciones con IA, sincronización con CRM externos y asistencia a través de Microsoft Teams u otros canales habilitados. No todas las funciones están disponibles para todos los clientes.

El alcance, los usuarios, límites de consumo, integraciones, acompañamiento y soporte se fijan en la oferta aceptada. Una función anunciada, prevista o en prueba no se entiende incluida salvo acuerdo expreso. La implantación puede requerir permisos, configuración, datos y colaboración del cliente.

El servicio facilita el trabajo comercial, pero no garantiza cierres de ventas, ingresos, rentabilidad, exactitud de pronósticos ni resultados específicos. El cliente conserva la responsabilidad sobre sus decisiones empresariales.

3. Cuentas y administradores

El cliente debe suministrar información correcta, designar administradores autorizados, proteger sus credenciales y mantener actualizados los permisos y las bajas de usuarios. Las cuentas son de uso individual, salvo que el plan permita expresamente otro esquema.

Los administradores pueden configurar accesos y consultar información de la organización dentro de sus permisos. El cliente debe informar a sus usuarios sobre esa administración y sobre el tratamiento de su actividad laboral o comercial.

Los accesos sospechosos o incidentes deben comunicarse oportunamente al canal de contacto. El cliente responde por los usos que le sean atribuibles conforme a la ley; TACPRO SAS mantiene sus propias obligaciones de seguridad y protección de datos.

4. Tarifas, pagos, renovación y cancelación

El precio, moneda, impuestos, periodicidad de facturación, fecha de pago, duración y límites del servicio serán los informados en la oferta o contrato aceptado. Los servicios de implementación, soporte especial y consumo adicional solo se cobrarán cuando hayan sido informados y aceptados.

La renovación automática y los cargos recurrentes solo aplicarán si se pactan expresamente, con indicación del periodo, precio o mecanismo de actualización y procedimiento de cancelación. Estos términos por sí solos no autorizan el débito de medios de pago.

El cliente puede solicitar la cancelación por el canal de contacto, identificando su organización y acreditando su facultad para hacerlo. Su fecha efectiva, preavisos y efectos económicos se determinarán por el acuerdo aceptado y la ley aplicable. Se confirmará la recepción y el trámite de la solicitud.

Los reembolsos, ajustes por incumplimiento, saldos y pagos pendientes se resolverán según el contrato y la ley. No se excluyen derechos de retracto, reversión del pago, garantías u otros derechos imperativos cuando sean aplicables. Las pruebas gratuitas, si se ofrecen, tendrán condiciones y duración informadas; su conversión en un servicio de pago requiere aceptación.

5. Uso permitido y obligaciones del cliente

El cliente recibe un derecho limitado de acceso y uso del servicio durante el periodo contratado, para su actividad autorizada y dentro de los límites del plan. Debe contar con los derechos y autorizaciones sobre la información y los sistemas que conecte.

No se permite:

• Utilizar el servicio para actividades ilícitas, fraude, acoso, suplantación o comunicaciones no autorizadas.
• Cargar contenido que vulnere derechos de terceros o tratar datos sin habilitación legal.
• Compartir credenciales indebidamente, eludir controles o acceder a datos de otras organizaciones.
• Introducir malware, interferir con la operación o sobrecargar intencionalmente la infraestructura.
• Copiar, revender o explotar el software fuera de la licencia, o realizar ingeniería inversa, salvo lo permitido por normas imperativas.
• Ejecutar pruebas de seguridad que afecten al servicio o a terceros sin coordinación previa.

6. Datos del cliente y confidencialidad

El cliente y los respectivos titulares conservan los derechos sobre los datos y contenidos incorporados. TACPRO SAS no adquiere su propiedad por alojarlos o procesarlos. El cliente autoriza únicamente el tratamiento y las operaciones necesarias para prestar, proteger y soportar el servicio de acuerdo con sus instrucciones y la normativa aplicable.

La Política de privacidad describe el tratamiento de datos personales. Cuando Pipebook actúe como encargado, el acuerdo correspondiente deberá establecer instrucciones, finalidades, duración, seguridad, subencargados, asistencia a titulares, incidentes y devolución o supresión de datos. Estos términos no sustituyen las autorizaciones que debe obtener el cliente.

Ambas partes deben proteger la información no pública recibida de la otra, limitar su acceso a quienes la necesiten y no divulgarla ni usarla fuera de la relación contractual. Se exceptúa información pública sin infracción, obtenida legítimamente de un tercero, desarrollada independientemente o cuya revelación exija una autoridad competente. En este último caso se informará a la otra parte cuando sea legalmente posible. La obligación subsiste mientras la información conserve su carácter confidencial.

7. Integraciones y proveedores externos

El cliente decide qué sistemas conecta y debe mantener sus licencias, permisos y credenciales válidos. AWS es el proveedor de infraestructura de Pipebook. Los servicios de Microsoft Teams, OpenAI y los CRM conectados intervienen según las funciones habilitadas. Las herramientas publicitarias de Meta y LinkedIn en el sitio requieren los permisos descritos en la política de privacidad. La disponibilidad, límites y condiciones de cada servicio externo dependen también de su operador.

Los cambios de API, permisos, versiones o servicios externos pueden afectar una integración y requerir ajustes. TACPRO SAS informará las afectaciones relevantes conocidas y gestionará las medidas que le correspondan conforme al contrato. El uso de terceros no elimina sus obligaciones propias frente al cliente.

Desconectar una integración detiene el acceso futuro en la medida que permita su configuración; no revierte automáticamente acciones ejecutadas ni elimina la información ya sincronizada. La revocación de permisos en el proveedor externo puede requerir una actuación adicional del administrador.

8. Inteligencia artificial y automatizaciones

Las funciones de IA pueden procesar el contexto e instrucciones del cliente mediante proveedores externos y generar recomendaciones, resúmenes o respuestas. Pueden contener errores, omisiones o información desactualizada; el cliente debe revisar sus resultados antes de utilizarlos.

El cliente debe configurar y supervisar las automatizaciones y permisos de acción. Las decisiones comerciales, las comunicaciones y los cambios que afecten a terceros requieren los controles humanos que correspondan a su impacto. Las recomendaciones no constituyen asesoría jurídica, financiera ni una garantía de resultados.

El tratamiento de entradas, salidas y contexto de IA se somete a la política y al acuerdo de datos. Estos términos no conceden una autorización general para entrenar modelos con información personal o confidencial del cliente.

9. Propiedad intelectual

El software, la marca Pipebook, interfaces, documentación y demás componentes propios pertenecen a TACPRO SAS o a sus licenciantes. Se reservan los derechos que no hayan sido otorgados expresamente. Los componentes de terceros se rigen por sus licencias.

Los comentarios o sugerencias del cliente podrán considerarse para mejorar el producto sin divulgar información confidencial ni adquirir derechos sobre sus datos. El uso público del nombre, logo o testimonio del cliente requiere autorización.

10. Soporte, mantenimiento y cambios

El soporte se prestará mediante los canales y horarios acordados; el correo de contacto recibirá solicitudes para su atención. Los tiempos de respuesta, disponibilidad comprometida, respaldos, recuperación y compensaciones solo constituirán un nivel de servicio cuando se hayan pactado expresamente.

Podrán realizarse mantenimientos y ajustes para proteger o mejorar el servicio. Cuando sea razonablemente posible se avisarán las interrupciones planificadas y los cambios que afecten materialmente las funciones contratadas, con medidas de transición según el contrato y la ley.

Las funciones experimentales se identificarán como tales y tendrán las condiciones informadas al habilitarlas. No deben usarse para operaciones críticas sin evaluar sus limitaciones.

11. Suspensión, terminación y salida

Podrá restringirse el acceso cuando sea necesario para atender riesgos de seguridad, usos ilícitos, una orden competente o un incumplimiento contractual. La medida deberá ser proporcional y, cuando sea viable y procedente, incluir aviso y oportunidad de corregir. En una urgencia podrá adoptarse de inmediato e informarse posteriormente.

La terminación se regirá por las causas y procedimientos del contrato y de la ley. No libera de obligaciones causadas ni extingue los deberes de confidencialidad, protección de datos y propiedad intelectual que deban subsistir.

El cliente puede solicitar la exportación o devolución de sus datos durante los 30 días siguientes a la terminación efectiva, por el canal de contacto y acreditando la facultad para recibirlos. La entrega ordinaria se coordinará en un formato estructurado de uso común, como CSV o JSON según el contenido, por un medio seguro y dentro de los 15 días calendario siguientes a la verificación de la solicitud. Los documentos se entregarán en su formato disponible. Cualquier transformación o asistencia especial con costo adicional requiere aceptación previa. La entrega ordinaria solicitada dentro del plazo de salida no tendrá cargo adicional.

Los datos del cliente se eliminarán o anonimizarán de los sistemas activos en hasta 60 días desde la terminación; los respaldos residuales se retirarán en hasta 90 días adicionales desde esa eliminación. Se exceptúa la información que deba conservarse legalmente o por una controversia, con acceso restringido. Una instrucción de eliminación anterior procedente se atenderá conforme a la ley. Consulta los demás plazos en la Política de privacidad.

12. Responsabilidad

Cada parte responderá por sus actuaciones e incumplimientos conforme a la ley y al contrato. El cliente debe revisar la calidad de su información, mantener controles sobre las decisiones y cumplir sus deberes frente a usuarios y terceros. TACPRO SAS debe cumplir sus obligaciones de prestación, confidencialidad y protección de datos.

Estos términos no fijan un límite monetario general de responsabilidad. Cualquier distribución o límite adicional deberá pactarse expresamente y solo será aplicable en la medida permitida por la ley. No se excluyen responsabilidades legalmente irrenunciables ni las derivadas de dolo o culpa grave cuando no sea admisible hacerlo.

Los eventos de fuerza mayor o caso fortuito se valorarán conforme a la legislación aplicable; la parte afectada informará y adoptará medidas razonables para mitigar sus efectos.

13. Ley aplicable y controversias

La relación se rige por la legislación colombiana, sin perjuicio de normas imperativas que deban aplicarse. Las partes procurarán resolver sus diferencias directamente mediante el canal de contacto, sin que ello impida acudir a autoridades, ejercer derechos o adoptar medidas urgentes.

Si no hay solución, conocerán las autoridades y jueces competentes conforme a las reglas legales. No se impone arbitraje obligatorio ni se restringe la competencia de autoridades de protección de datos o de consumidores cuando corresponda.

14. Comunicaciones y actualizaciones

Las comunicaciones contractuales se enviarán a los contactos registrados y podrán dirigirse a TACPRO SAS por el correo indicado. El cliente debe mantener actualizados los datos de su administrador y contacto contractual.

Las modificaciones relevantes de estos términos se informarán antes de su aplicación e indicarán su fecha de vigencia. Cuando se requiera aceptación, esta se obtendrá de forma verificable. Un cambio no modificará retroactivamente las condiciones ya pactadas ni autorizará nuevos cobros sin la habilitación correspondiente.

Si una disposición resulta inválida, las demás conservarán su efecto en la medida legalmente posible. Esta versión entra en vigencia desde su publicación en esta dirección.

15. Microsoft Teams, bots personalizados y alcance autorizado

15.1. Servicio e instalación

El bot de Pipebook, Juli o una marca personalizada para el cliente es una interfaz del servicio de Pipebook. El nombre del cliente no implica que Microsoft sea proveedor de Pipebook ni que haya certificado sus funciones. La organización debe aprobar el paquete y su alcance conforme a sus políticas de Microsoft 365. El alcance efectivo se determina por el manifiesto instalado, la configuración del servicio y los permisos concedidos.

Los paquetes pueden admitir chat individual, instalación en equipos u otras modalidades expresamente habilitadas. El cliente debe evaluar el paquete que recibe, incluidos sus permisos RSC, el soporte de archivos y las modalidades de conversación declaradas, sin asumir que todas las versiones tienen las mismas capacidades. Las autorizaciones adicionales configuradas en Microsoft Entra, si existen, deben revisarse de forma separada; el manifiesto no acredita por sí solo el estado completo de permisos de la organización.

15.2. Funciones y efectos de las acciones

Según el módulo y su habilitación, el bot permite consultar prioridades y riesgos, preparar resúmenes para reuniones de seguimiento, recibir misiones y avisos, crear tareas y ejecutar acciones en tarjetas para comentar, completar, bloquear o reprogramar tareas. Estas acciones modifican registros de Pipebook y pueden generar efectos de integración según el servicio contratado; instalar el bot no autoriza por sí solo cualquier escritura en un CRM externo.

El usuario debe revisar la oportunidad, el texto y las fechas que facilita. En el flujo de creación, proporcionar una fecha válida después de la oportunidad y el título puede completar la creación de la tarea sin un paso adicional de confirmación. Las acciones en tarjetas pueden ejecutarse al enviarlas, sujetas a la validación de permisos y campos. No se garantiza que cada operación incluya una aprobación humana adicional a la interacción del usuario.

15.3. Responsabilidades de administración y uso

El cliente debe designar un administrador, asociar las identidades de Teams a usuarios correctos de Pipebook, limitar accesos, comunicar el alcance a sus usuarios y elegir los espacios de instalación. También debe comprobar la audiencia de un canal antes de solicitar o publicar información comercial: una respuesta en ese canal puede quedar visible para sus participantes.

El envío proactivo de misiones y recordatorios requiere la configuración y referencias de conversación correspondientes; su entrega depende de Microsoft, de las políticas del cliente y de la disponibilidad del servicio. El administrador puede solicitar cambios de destinatarios, programación y desactivación mediante los controles o el canal de soporte disponibles.

15.4. Datos, límites y servicios externos

El bot utiliza las interacciones y datos descritos en la sección de Teams de la política de privacidad. Las consultas básicas pueden resolverse con reglas del servicio; las funciones de IA habilitadas se someten a la sección 8 de estos términos. Ni la instalación ni los permisos de publicidad del sitio constituyen autorización general para tratar cualquier dato del entorno Microsoft 365.

La evaluación de instalación debe distinguir el paquete de app, los permisos de Microsoft Entra y las credenciales o permisos de CRM. No se ofrecen por estas condiciones acceso general a buzones, calendarios, archivos o historial completo de chats; una ampliación requiere evaluación y habilitación específica.

15.5. Retirada, continuidad y cambios de alcance

Para retirar la integración, el cliente debe desinstalar o bloquear la aplicación en Teams y coordinar la desactivación de la conexión y los avisos en Pipebook. La retirada no elimina por sí sola tareas, trazas o datos existentes ni rescinde otros servicios contratados; aplican las reglas de salida de la sección 11.

Todo cambio de paquete que amplíe conversaciones admitidas, permisos o finalidades deberá informarse y someterse a las autorizaciones y procedimientos aplicables. La documentación comercial del alcance se interpreta junto con el paquete efectivamente aprobado y el contrato particular.